Centrum Zarządzania Dokumentacją i Archiwum koordynuje obieg dokumentacji w Uniwersytecie.
W ramach Centrum działa Archiwum, Kancelaria, Koordynator Czynności Kancelaryjnych oraz Centrum Kompetencyjne EZD.
Archiwum UG działa na podstawie odrębnego Regulaminu nadanego przez Rektora. Archiwum, w ustawowym zakresie działalności archiwalnej, podlega bezpośrednio Rektorowi.
Zadania Kancelarii obejmują w szczególności:
przyjmowanie wpływającej dokumentacji, rejestrowanie jej w odpowiednich rejestrach systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz przekazywanie do właściwych jednostek organizacyjnych celem jej dalszej dekretacji;
obsługę elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP oraz systemu e-doręczeń;
koordynowanie współpracy z operatorem pocztowym realizującym usługi pocztowe na rzecz Uczelni;
obsługę składów chronologicznych utworzonych w Uniwersytecie (uporządkowane zbiory dokumentacji w postaci nieelektronicznej);
współpracę z punktami kancelaryjnymi na wydziałach oraz w jednostkach ogólnouniwersyteckich.
Zadania Koordynatora Czynności kancelaryjnych określa Instrukcja Kancelaryjna Uniwersytetu Gdańskiego.
Centrum Kompetencyjne EZD, w porozumieniu z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku (PUW) – twórcą systemu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD), w ramach projektu EZD EDU prowadzonego przez Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji (MUCI), wspiera zainteresowane uczelnie publiczne we wdrażaniu i rozwoju tego oprogramowania. Wsparcie świadczone przez Centrum Kompetencyjne EZD obejmuje:
pomoc przy instalacji standardowej konfiguracji EZD PUW, a następnie EZD EDU, w uczelniach;
uruchomienie Help Desku dedykowanego wsparciu czelni;
przeprowadzanie szkoleń dla administratorów i użytkowników systemu EZD PUW;
proponowanie nowych funkcjonalności w ramach EZD EDU;
nadzór nad wdrażaniem modyfikacji w EZD EDU;
reprezentowanie członków projektu wobec PUW w zakresie ustalania priorytetów modyfikacji EZD EDU oraz testowania nowych rozwiązań.
