Zadania Kancelarii obejmują w szczególności: 

1) obsługę korespondencji przychodzącej, wewnętrznej i wychodzącej Uczelni zgodnie z instrukcją kancelaryjną; 

2) przyjmowanie korespondencji przychodzącej od operatora pocztowego, przesyłek kurierskich oraz ich rozdział; 

3) rejestrację wpływów korespondencji przychodzącej w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), skanowanie jej i wprowadzanie cyfrowo odwzorowanych dokumentów do systemu EZD; 

4) zapewnienie prawidłowego wysyłania korespondencji wychodzącej; 

5) obsługę elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP, systemu e-doręczeń oraz Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) i Krajowego Sytemu e-Faktur; 

6) koordynowanie współpracy z operatorem pocztowym realizującym usługi pocztowe na rzecz Uczelni; 

7) prowadzenie i obsługę składów chronologicznych utworzonych w Uniwersytecie; 

8) nadzór nad funkcjonowaniem punktów kancelaryjnych w Uczelni w zakresie zarządzania dokumentacją; 

9) współpracę z innymi jednostkami organizacyjnymi, w tym z Koordynatorem Czynności Kancelaryjnych i administratorami systemu EZD, w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją.

KANCELARIA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO

Czynna w dni robocze w godz. 7.00 – 15.00
Korespondencję prosimy przekazać bezpośrednio do Kancelarii lub pozostawić w odpowiedniej skrzynce nadawczej znajdującej się
przy Kancelarii na parterze budynku Rektoratu UG przy tablicy informacyjnej.

KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA WEWNĘTRZNA w ramach UG:

• Korespondencja adresowana do jednostek UG znajdujących się w Rektoracie UG
  dostarczona do Kancelarii do godz. 12.30 zostanie dostarczona do odbiorcy w tym samym dniu roboczym.
  Korespondencja dostarczona po ww. godz. zostanie dostarczona do odbiorcy w kolejnym dniu roboczym.
• Korespondencja adresowana do jednostek UG znajdujących się poza Rektoratem UG
  dostarczona do Kancelarii do godz. 7.45 zostanie dostarczona do odbiorcy w tym samym dniu roboczym.
  Korespondencja dostarczona po ww. godz. zostanie dostarczona do odbiorcy w kolejnym dniu roboczym.

KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA ZEWNĘTRZNA poza UG:

• Korespondencja dostarczona do Kancelarii do godz. 12.30 zostanie nadana do odbiorcy w tym samym dniu roboczym.

Korespondencja dostarczona po ww. godz. zostanie nadana do odbiorcy w kolejnym dniu roboczym.

ODBIÓR KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ:

• Odbiór korespondencji adresowanej do pracowników lub jednostek organizacyjnych Rektoratu UG odbywa się bezpośrednio w Kancelarii w godz. 13.00-15.00.

Wszelkich informacji w zakresie poprawnego adresowania i nadawania korespondencji udzielają pracownicy Kancelarii UG.