Dział Monitoringu Realizacji Zamówień Publicznych:
sprawdza poprawność, pod kątem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, opracowania dokumentów księgowych przekazywanych przez jednostki organizacyjne dotyczących:
wydatków zaopiniowanych wcześniej przez Dział Analiz i Wsparcia w Procesach Zakupowych,
umów zawartych w wyniku postępowań przeprowadzonych przez Dział Zamówień Publicznych,
weryfikuje prawidłowość ewidencjonowania w/w dokumentów księgowych w Rejestrze dokumentów zakupu a następnie przekazuje je do odpowiedniej jednostki organizacyjnej podległej Kwestor.
na wniosek zainteresowanej jednostki organizacyjnej lub pracowników Uczelni, przeprowadza instruktaż w zakresie prowadzenia Rejestru dokumentów zakupu i prawidłowego opracowywania dokumentów księgowych w obszarze procedur zamówień publicznych;
prowadzi elektroniczne rejestry realizacji umów zawartych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych przez Dział Zamówień Publicznych;
monitoruje stan realizacji umów zawartych w wyniku postępowań przeprowadzonych przez Dział Zamówień Publicznych dotyczących sukcesywnych dostaw lub usług oraz przekazuje stosowne informacje do odpowiednich jednostek organizacyjnych UG, z wyłączeniem umów dotyczących:
robót budowlanych i inwestycji,
eksploatacji obiektów Uczelni i dostaw mediów, których realizacją przedmiotową zajmują się właściwe jednostki organizacyjne Uczelni;
sprawdza projekty umów, umowy i aneksy pod względem prawidłowości realizacji;
przygotowuje dokumenty, związane ze zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
sporządza referencje z wykonania umowy w oparciu o informacje przekazane przez jednostkę merytoryczną odpowiedzialną za realizację danej umowy – z wyłączeniem umów, o których mowa w pkt 6;
sporządza wnioski o możliwość zastosowania preferencyjnych stawek VAT do umów przetargowych oraz akceptuje wnioski przygotowane przez poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni w tym zakresie (dotyczy zamówień poza przetargowych);
przyjmuje zgłoszenia reklamacyjne w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zamówień dotyczących postępowań przeprowadzonych przez Dział Zamówień Publicznych.
przygotowuje pisma do odpowiedniej jednostki organizacyjnej podległej Kwestor, w sprawie wystawienia noty księgowej za niedochowanie warunków umowy (nieterminowa realizacja zamówienia, kary itp.);
administruje Systemem zamówień wewnętrznych Uczelni („Sklep internetowy UG”);
publikuje w BZP ogłoszenia o wykonaniu umowy;
zamieszcza raport stanu realizacji umów sukcesywnych dedykowanych dla jednostek organizacyjnych Uczelni (na stronie Uczelni);
sporządza raport z realizacji zamówienia zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych w oparciu o informacje przekazane przez jednostkę merytoryczną odpowiedzialną za realizację danej umowy.
