fbpx Centrum Eksploatacji Nieruchomości | University of Gdańsk | Uniwersytet Gdański

You are here

Centrum Eksploatacji Nieruchomości

Centrum Eksploatacji Nieruchomości

Symbol: 
7600

Director

Kierownicy

Kierownicy Biur

Kierownicy Działów

Główni specjaliści ds. energetyki

Specjalista ds. automatyki i wentylacji

Specjalista ds. systemów teletechnicznych

Specjaliści ds. eksploatacji sieci i instalacji elektroenergetycznej

Specjaliści ds. wentylacji i klimatyzacji

Specjalista ds. energii cieplnej i gazu

Specjaliści ds. administracji

Pracownicy

Kierowcy

Zadania

Dział Eksploatacji Nieruchomości

1.   W strukturę Działu Eksploatacji Nieruchomości wchodzą:

1)  Sekcja Administrowania Nieruchomościami ;

2)  Sekcja Technicznego Utrzymania Nieruchomości wraz z Zespołami Obiektów;

3)  Sekcja Domów Studenckich.

2.   Sekcja Administrowania Nieruchomościami realizuje zadania powierzone administracji centralnej w zakresie zakupów i usług na potrzeby jednostek organizacyjnych, w szczególności:

1)  prowadzi bieżący wykaz służbowych telefonów komórkowych i dokumentację dotyczącą telefonii komórkowej funkcjonującej w Uniwersytecie;

2)  współpracuje z dziekanami i jednostkami organizacyjnymi w zakresie wykonywanych zadań;

3)  W zakresie zakupów i usług wspólnych, obsługi transportowej Sekcja Administrowania Nieruchomościami w szczególności:

a)  przygotowuje dokumenty do procedury przetargowej w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych m.in. na usługi sprzątania obiektów, mycia okien trudnodostępnych,  dostawy; współpracuje z Centrum Polityki Zakupowej;

b)  przygotowuje dokumenty i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego poza ustawą Prawo zamówień publicznych  zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w UG oraz prowadzi stosowną dokumentację postępowań;

c)   realizuje zapotrzebowanie na usługi i dostawy wspólne dla jednostek UG, z wyjątkiem zastrzeżonych do kompetencji innych jednostek;

d)  Prowadzi rejestry udzielanych zamówień i ich kosztów.

4)  Sekcja Administrowania Nieruchomościami prowadzi gospodarkę samochodową Uniwersytetu a w szczególności:

a)  dysponuje środkami transportowymi oraz zabezpiecza potrzeby transportowo-spedycyjne;

b)  przyjmuje, realizuje i rozlicza zlecenia transportowe w ramach usług świadczonych dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;

c)   kontroluje stan techniczny pojazdów oraz ich bieżącą obsługę i wyposażenie z uwzględnieniem obowiązujących przepisów;

d)  prowadzi rejestr i rozliczenie zakupionego paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych;

e)  prowadzi rozliczenia i rejestry dotyczące wykorzystywania prywatnych samochodów pracowników Uniwersytetu do celów służbowych;

f)   sporządza informacje o korzystaniu ze środowiska w zakresie wprowadzania gazów lub pyłów do powietrza z procesów spalania paliw w silnikach spalinowych.

5)  W zakresie zarządzania nieruchomościami Sekcja Administrowania Nieruchomościami realizuje zadania:

a)  planowanie celów i sposobów realizacji dotyczących rozwoju nieruchomości oraz zachowania ich  w stanie niepogorszonym;

b)  przygotowywanie dokumentacji wymaganej przez organ administracji państwowej właściwy dla spraw skarbu państwa;

c)   współpraca z właściwymi miejscowo urzędami i sądami rejonowymi oraz innymi uprawnionymi zawodowo podmiotami lub biegłymi w zakresie niezbędnych dokumentów określających stan formalno-prawny nieruchomości na podstawie wypisów i wyrysów z  rejestru gruntów;

d)  prowadzenie ewidencji nieruchomości stanowiących zasoby Uczelni;

e)  informowanie o formach ochrony konserwatorskiej obiektów podlegających takiej ochronie;

f)   pozyskiwanie opinii w zakresie stosowania odpowiednich cen wynajmu nieruchomości;

g)  prowadzenie działań w zakresie skutecznego zarządzania i racjonalnego gospodarowania nieruchomościami;

h)  proponowanie warunków umów dotyczących zbycia oraz wynajmu nieruchomości przeznaczonych na cele komercyjne;

i)   procedowanie wymaganych zgód organów nadzoru;

j)   współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie aktualizacji warunków współpracy;

k)  współpraca z administratorami obiektów w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykorzystywaniem powierzonego przedmiotu najmu, dzierżawy;

l)   opracowywanie deklaracji dotyczących podatku od nieruchomości; prowadzenie rozliczeń kontrahentów dotyczących wynajmu pomieszczeń, powierzchni i gruntów oraz innych usług, zgodnie z procedurami obowiązującymi w Uniwersytecie, z wyłączeniem prowadzenia windykacji należności;

m) prowadzenia ewidencji wykorzystania nieruchomości;

n)  prowadzenie bazy danych kontrahentów;

o)  prowadzenie polityki informacyjnej o wolnych zasobach lokalowych;

p)  realizacja założeń Polityki Cenowej dotyczącej nieruchomości w zakresie zawartych umów, w tym nadzór i egzekwowanie postanowień umownych;

q)  promowanie zasobów na zewnątrz w celu racjonalnego i efektywnego wykorzystania zasobów, w tym  informację na stronie internetowej o wolnych przestrzeniach.

6)  W zakresie gospodarowania odpadami Sekcja Administrowania Nieruchomościami:

a)  koordynowanie działań w zakresie gospodarki odpadami prowadzonych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych UG;

b)  bieżące monitorowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących obowiązków spoczywających na UG w zakresie gospodarowania odpadami oraz przedstawianie informacji w tym zakresie Zastępcy Kanclerza ds. Infrastruktury i  Administracji;

c)   opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych w zakresie gospodarki odpadami;

d)  współpraca z wyznaczonymi osobami w jednostkach organizacyjnych oraz administratorami obiektów w zakresie zagospodarowania odpadów i postępowania z nimi;

e)  kontrolowanie realizacji obowiązków wynikających z gospodarowania odpadów komunalnych;

f)   pełnienie obowiązków administratora Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, w tym aktualizacja danych, dodawanie nowych użytkowników, sporządzanie sprawozdań rocznych;

g)  opracowywanie instrukcji i procedur postępowania z odpadami oraz ich magazynowania przy współudziale innych jednostek organizacyjnych, w tym Biura Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia;

h)  propagowanie działań mających na celu edukację proekologiczną, świadomą segregację odpadów;

i)   sporządzanie sprawozdań z zakresu gospodarowania odpadami, naliczanie opłat za korzystanie ze środowiska;

j)   prowadzi rejestr i rozliczenie zakupionego paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych;

k)  prowadzi rozliczenia i rejestry dotyczące wykorzystywania prywatnych samochodów pracowników Uniwersytetu do celów służbowych;

l)   sporządza informacje o korzystaniu ze środowiska w zakresie wprowadzania gazów lub pyłów do powietrza z procesów spalania paliw w silnikach spalinowych.

7)  W zakresie zarządzania nieruchomościami Sekcja Administrowania Nieruchomościami realizuje zadania:

a)  planowanie celów i sposobów realizacji dotyczących rozwoju nieruchomości oraz zachowania ich  w stanie niepogorszonym;

b)  przygotowywanie dokumentacji wymaganej przez organ administracji państwowej właściwy dla spraw skarbu państwa;

c)   współpraca z właściwymi miejscowo urzędami i sądami rejonowymi oraz innymi uprawnionymi zawodowo podmiotami lub biegłymi w zakresie niezbędnych dokumentów określających stan formalno-prawny nieruchomości na podstawie wypisów i wyrysów z  rejestru gruntów;

d)  prowadzenie ewidencji nieruchomości stanowiących zasoby Uczelni;

e)  informowanie o formach ochrony konserwatorskiej obiektów podlegających takiej ochronie;

f)   pozyskiwanie opinii w zakresie stosowania odpowiednich cen wynajmu nieruchomości;

g)  prowadzenie działań w zakresie skutecznego zarządzania i racjonalnego gospodarowania nieruchomościami;

h)  proponowanie warunków umów dotyczących zbycia oraz wynajmu nieruchomości przeznaczonych na cele komercyjne;

i)   procedowanie wymaganych zgód organów nadzoru;

j)   współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie aktualizacji warunków współpracy;

k)  współpraca z administratorami obiektów w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykorzystywaniem powierzonego przedmiotu najmu, dzierżawy;

l)   opracowywanie deklaracji dotyczących podatku od nieruchomości; prowadzenie rozliczeń kontrahentów dotyczących wynajmu pomieszczeń, powierzchni i gruntów oraz innych usług, zgodnie z procedurami obowiązującymi w Uniwersytecie, z wyłączeniem prowadzenia windykacji należności;

m) prowadzenia ewidencji wykorzystania nieruchomości;

n)  prowadzenie bazy danych kontrahentów;

o)  prowadzenie polityki informacyjnej o wolnych zasobach lokalowych;

p)  realizacja założeń Polityki Cenowej dotyczącej nieruchomości w zakresie zawartych umów, w tym nadzór i egzekwowanie postanowień umownych;

q)  promowanie zasobów na zewnątrz w celu racjonalnego i efektywnego wykorzystania zasobów, w tym  informację na stronie internetowej o wolnych przestrzeniach.

8)  W zakresie gospodarowania odpadami Sekcja Administrowania Nieruchomościami:

a)  koordynowanie działań w zakresie gospodarki odpadami prowadzonych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych UG;

b)  bieżące monitorowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących obowiązków spoczywających na UG w zakresie gospodarowania odpadami oraz przedstawianie informacji w tym zakresie Zastępcy Kanclerza ds. Infrastruktury i  Administracji;

c)   opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych w zakresie gospodarki odpadami;

d)  współpraca z wyznaczonymi osobami w jednostkach organizacyjnych oraz administratorami obiektów w zakresie zagospodarowania odpadów i postępowania z nimi;

e)  kontrolowanie realizacji obowiązków wynikających z gospodarowania odpadów komunalnych;

f)   pełnienie obowiązków administratora Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, w tym aktualizacja danych, dodawanie nowych użytkowników, sporządzanie sprawozdań rocznych;

g)  opracowywanie instrukcji i procedur postępowania z odpadami oraz ich magazynowania przy współudziale innych jednostek organizacyjnych, w tym Biura Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia;

h)  propagowanie działań mających na celu edukację proekologiczną, świadomą segregację odpadów;

i)   sporządzanie sprawozdań z zakresu gospodarowania odpadami, naliczanie opłat za korzystanie ze środowiska.

3.   Sekcja Technicznego Utrzymania Nieruchomości

1)  realizuje bieżącą działalność w zakresie utrzymania w ciągłej sprawności sieci, instalacji, urządzeń energetycznych, systemów wentylacji i  klimatyzacji, urządzeń węzłów cieplnych i kotłowni, urządzeń transportu bliskiego, instalacji cieplnych, gazowych, systemów bezpieczeństwa przeciwpożarowego, sygnalizacji włamania i napadu, kontroli dostępu oraz sieci telefonicznej (dalej infrastruktury technicznej) w obiektach UG. Zapewnia ciągłość dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu, wody do obiektów UG oraz prowadzi ich rozliczenia. Dział w szczególności:

2)  Opracowuje plany serwisów i konserwacji infrastruktury technicznej.

3)  Opracowuje dokumenty i szacuje koszty do procedury przetargowej w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych na dostawy mediów oraz serwisy i konserwacje infrastruktury technicznej; współpracuje z Centrum Polityki Zakupowej.

4)  Przygotowuje i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy i usługi poza przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w UG oraz prowadzi stosowną dokumentację postępowań.

5)  Prowadzi rejestry udzielanych zamówień i ich kosztów.

6)  Prowadzi rejestry i ewidencje faktur za media (energia elektryczna, energia cieplna, gaz, woda i ścieki) oraz dokonuje ich weryfikacji i opracowania.

7)  Prowadzi monitoring i optymalizację zużycia mediów (energia elektryczna, energia cieplna, gaz, woda ) umożliwiającą wykonywanie analiz i bieżącą kontrolę zużycia oraz tworzenie raportów i prognoz dla poszczególnych mediów.

8)  Prowadzi nadzór nad realizacją umów dotyczących napraw, serwisów i konserwacji infrastruktury technicznej.

9)  Monitoruje stan techniczny oraz prawidłowość działania infrastruktury technicznej.

10) Uczestniczy w przeglądach serwisowych, regulacjach systemów wentylacji i klimatyzacji, urządzeń węzłów cieplnych i kotłowni, urządzeń transportu bliskiego, instalacji cieplnych, gazowych oraz systemów bezpieczeństwa we współpracy z gwarantem budynku, serwisantem urządzeń, a także administracją poszczególnych obiektów.

11)  Współpracuje z administratorami obiektów w zakresie właściwego funkcjonowania technicznego obiektów

12) Opiniuje i wskazuje możliwości technicznych rozwiązań na obiektach

13) Opracowuje optymalizacyjne  rozwiązania w zakresie bilansów cieplnych i energetycznych.

14) Usuwanie awarii sieci elektroenergetycznych średniego i niskiego napięcia, sieci przesyłowych mediów jak wod-kan, co, cw, gazów technicznych, instalacji sieci odprowadzających wód deszczowych i zbiorników  w  od deszczowych.

15) Pełni dyżury pogotowia w zakresie instalacji elektroenergetycznych i innych newralgicznych dla funkcjonowania urządzeń wymagających ciągłości zasilania.

16) Utrzymanie i konserwacja terenów zielonych;

17) prowadzenie procesu inwestycyjnego w zakresie pozyskiwania dokumentacji budowlano-kosztorysowej, materiałów do procesu zamówień publicznych, uzgadnianie umów dotyczących projektowania i realizacji inwestycji i remontów

4.   Sekcji Technicznego Utrzymania Nieruchomości  podlegają Zespoły Obiektów, które:

1)  organizują, kontrolują i koordynują pracę podległych pracowników w zakresie sprzątania, prac konserwatorskich oraz utrzymania w czystości i porządku terenów zewnętrznych;

2)  utrzymują w należytym stanie czystości administrowane budynki i pomieszczenia Uczelni;

3)  zapewniają ochronę powierzonego mienia i składników wyposażenia obiektów;

4)  dbają o aktualizację treści instrukcji bezpieczeństwa pożarowego;

5)  dokonują bieżących wymaganych przepisami prawa wpisów w Książce Obiektu Budowlanego;

6)  współpracują z użytkownikami obiektów w zakresie dostosowania pomieszczeń do celów działalności jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;

7)  dbają o zapewnienie właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń w administrowanych obiektach;

8)  współpracują przy zawieraniu umów dotyczących wynajmów pomieszczeń i powierzchni, nadzorują przestrzeganie warunków zawartych z kontrahentami umów oraz wszelkie bezumowne akcje promocyjne i informacyjne;

9)  współpracują z najemcami UG w zakresie min. zgłaszania uwag merytorycznych do projektów umów najmu długoterminowych zawieranych z potencjalnymi najemcami oraz koordynują współpracę z najemcami po ich podpisaniu;

10) przygotowują w porozumieniu z dziekanem propozycje do rocznego planu remontów;

11) odpowiadają za stan techniczny oraz porządek i bezpieczeństwo terenów przy obiektach;

12) współpracują z Biurem Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia w zakresie wyposażania obiektów w sprawny sprzęt ochrony przeciwpożarowej, instrukcje alarmowe oraz pożarnicze tablice informacyjno-ostrzegawcze;

13)  współpracują z innymi jednostkami w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń energetycznych, gazowych, odgromowych, wentylacyjnych, hydrantowych i alarmowych;

14) wprowadzają dane dotyczące podległych budynków do Modelu Zarządzania Majątkiem/Nieruchomości, zgodnie z dokumentacją techniczną budynków.

15) Zadania administratorów obiektów:

a)  przekazywanie do wydziału EiTUN wszelkich uwag w zakresie stanu technicznego obiektów  zapotrzebowania na materiały konserwacyjno-eksploatacyjne

b)  nadzór nad pracownikami - konserwatorami w zakresie ich bieżącej pracy oraz uzyskiwania wymaganych uprawnień na stanowisku pracy

c)   usuwanie we własnym zakresie prostych awarii i uszkodzeń obiektów i budowli jak np. przecieki instalacji wewnętrznych, uzupełnienie wyposażenia i elementów wykończenia obiektów, prace malarskie, uzupełnienie elementów małej architektury, utrzymanie czystości w obiektach i budowlach ( zakres i sposób usuwania awarii w razie potrzeby administrator uzgadnia z właściwym terytorialnie i merytorycznie inspektorem 

d)  zgłaszanie ( niezwłoczne ) do wydziału EiTUN awarii mających wpływ na prawidłowe i nieprzerwane funkcjonowanie obiektów i budowli ( w tym laboratoriów ) w sposób pozwalający na podjęcie decyzji w zakresie sposobu  ich usunięcia lub z wnioskiem o przeprowadzenie wizji lokalnej dla określenia sposobu i zakresu prac naprawczych

e)  prowadzenie książek obiektów i budowli wraz z niezbędną kopią dokumentacji techniczno-budowlanej, instrukcjami bezpieczeństwa i protokołami przeglądów okresowych oraz innych dokumentów związanych z eksploatacją

5.   Sekcja Domów Studenckich

1)  Prowadzi działalność w zakresie spraw mieszkaniowych studentów, koordynuje sprawy związane z kwaterowaniem w domach studenckich, prowadzi naliczanie bieżących należności i kontroluje ich wpłaty.

2)  Rozlicza koszty związane z eksploatacją domów studenckich.

3)  Sprawdza prawidłowość sporządzania sprawozdań miesięcznych z działalności domów studenckich.

4)  Współpracuje z Działem Inwestycji i Remontów w zakresie inwestycji, modernizacji i remontów bazy lokalowej dla studentów.

5)  Współpracuje z Centrum Polityki Zakupowej w zakresie zakupów oraz przygotowuje materiały do przetargów.

6)  Przyjmuje i weryfikuje wnioski o nadanie uprawnień do wjazdu na teren Bałtyckiego Kampusu Uniwersytetu Gdańskiego w Gdańsku Oliwie.

7)  Prowadzi monitoring należności w zakresie ściągalności należności z tytułu zamieszkania w  Domach Studenckich UG.

8)  Przygotowuje i wysyła ponaglenia oraz wezwania do zapłaty.

9)  Stosuje dostępne metody odzyskania należności określone w wewnętrznych aktach prawnych.

10) Gromadzi materiały niezbędne do przekazania spraw do Biura Prawnego w celu skierowania ich na drogę postępowania sądowego.

11) Sprawuje opiekę merytoryczną nad procesem monitoringu i windykacji przedsądowej wszystkich domów studenckich.

12) Prowadzi rejestr spraw objętych windykacją przedsądową i sądową.

13) Prowadzi, koordynuje i nadzoruje "Akcję Lato" w domach studenckich.

14) Sporządza zestawienie zbiorcze opłat: miejscowej i uzdrowiskowej oraz rozlicza je z miejscowymi jednostkami samorządu terytorialnego.

15) Przygotowuje projekty umów i realizuje umowy dotyczące krótkoterminowego wynajmu pomieszczeń (sale) i powierzchni przeznaczonych na akcje promocyjne i informacyjne.

16) Sekcji podlegają Zespoły Domów Studenckich oraz Zespół Lokali Użytkowych.

17) Sekcja prowadzi administrację Zespołu Domów Studenckich, która:

a)  organizuje, kontroluje i koordynuje pracę w obiektach wchodzących w skład zespołu;

b)  odpowiada za należyte zabezpieczenie mienia Uczelni oraz zorganizowanie pracy osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z ochroną mienia;

c)   utrzymuje w należytym stanie administrowane budynki i pomieszczenia Uczelni;

d)  ustala odpowiedzialność za sprzęt administracyjny i sprawuje nadzór nad racjonalną gospodarką tym sprzętem;

e)  ustala zakresy obowiązków pracowników obsługi, wyznacza rejony sprzątania oraz normy zużycia środków czystości i innych materiałów wykorzystywanych przy eksploatacji budynków;

f)   współpracuje z Biurem Bezpieczeństwa Pracy i Ochrony Zdrowia w zakresie wyposażania obiektów w sprawny sprzęt ochrony przeciwpożarowej, instrukcje alarmowe oraz pożarnicze tablice informacyjno-ostrzegawcze;

g)  zapewnia właściwe warunki bhp w administrowanych obiektach;

h)  współpracuje z Działem Inwestycji i Remontów w zakresie zapewnienia właściwego stanu technicznego instalacji i urządzeń energetycznych, gazowych, odgromowych, wentylacyjnych, hydrantowych i alarmowych;

i)   rozlicza koszty związane z eksploatacją administrowanych obiektów;

j)   prowadzi sprawy związane z zawieraniem umów dotyczących usług, wynajmu pomieszczeń w budynkach zespołu;

k)  prowadzi sprawy związane z zakwaterowaniem studentów i innych osób zamieszkujących doraźnie w domach studenckich;

l)   prowadzi księgi meldunkowe i przyjmuje wpłaty za noclegi, a także opłaty miejscowe i uzdrowiskowe w domach studenckich;

m) zapewnia utrzymanie sprawności eksploatacyjnej i wyposażenia domów studenckich.